Regulamin Konkursu

REGULAMIN PRZYZNAWANIA NAGRÓD „CSR POLAND AWARDS” ZA ROK 2024

§ 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorem Konkursu „CSR Poland Awards” [„Konkurs” lub „CSR Poland Awards”] jest Fundacja Poland Business Run [„Organizator”] z siedzibą w Krakowie, ul. Siemiradzkiego 17/2, 31-137 Kraków.

2. Nagrody w Konkursie przyznawane są przez Kapitułę Konkursu [„Kapituła Konkursu”], powołaną przez Organizatora.

3. Nagroda przyznawana jest osobom i firmom, zaangażowanym w działalność w obszarze społecznej odpowiedzialności biznesu [„Uczestnicy”], które w roku 2024 zrealizowały projekt CSR w jednej z kategorii konkursowych.

§ 2 CELE KONKURSU

1. Wyróżnienie, docenienie i uhonorowanie Uczestników, którzy wnieśli znaczący wkład w realizację inicjatyw społecznych oraz przyczynili się do zwiększenia odpowiedzialności biznesu w Polsce.

2. Promowanie innowacji społecznych wśród przedstawicieli biznesu.

3. Motywowanie pracowników do wdrażania inicjatyw z zakresu CSR oraz kształtowanie postawy odpowiedzialności wewnątrz firmy oraz poza nią.  

4. Zwiększanie świadomości na temat koncepcji społecznej odpowiedzialności biznesu.

§ 3 WARUNKI UCZESTNICTWA

1. Uczestnikiem Konkursu może być dowolny podmiot prawny (firma, instytucja lub organizacja), posiadająca siedzibę lub oddział na terenie Polski, która realizuje działania z zakresu CSR.

2. Uczestnik Konkursu może zgłosić tylko własne projekty lub pracownika u siebie zatrudnionego. 

3. Warunkiem uczestnictwa w konkursie jest dokonanie zgłoszenia konkursowego poprzez poprawne wypełnienie i zatwierdzenie formularza elektronicznego dostępnego na stronie csrpoland.pl. Zgłoszenie w zależności od wybranej kategorii musi dotyczyć:

a) projektu CSR, który był realizowany w 2024 roku (zakończył się najpóźniej 31.12.2024 r.)

lub

b) pracownika, który w 2024 roku wyróżnił się zaangażowaniem w obszarze CSR.

4. Za poprawność informacji zawartych w zgłoszeniu odpowiada Uczestnik. Zgłoszenia niekompletne lub niezgodne z postanowieniami regulaminu będą uznane za nieważne.

5. Dokonanie zgłoszenia konkursowego wymaga akceptacji postanowień niniejszego regulaminu.

6. Zgłoszenia przyjmowane są w terminie od 4.11.2024 do 2.02.2025. Zgłoszenia dokonane poza terminem będą uznane za nieważne.

7. Uczestnik może dokonać dowolnej liczby zgłoszeń konkursowych z zastrzeżeniem pkt. 9.

8. Każdy uczestnik ma prawo do dwóch bezpłatnych zgłoszeń konkursowych w dowolnej kategorii. 

9. Każde kolejne zgłoszenie objęte jest dodatkową opłatą administracyjną w wysokości 500 zł netto (słownie: pięćset złotych netto), powiększoną o należny podatek VAT 23%.

a) opłaty należy dokonać na wskazany numer rachunku bankowego Organizatora w terminie 7 dni od daty zgłoszenia, nie później lecz, niż 2.02.2025.

b) brak opłaty administracyjnej skutkuje uznaniem dodatkowych zgłoszeń za nieważne.

c) Organizator wystawi Uczestnikowi fakturę VAT za udział w konkursie na dane Uczestnika podane w zgłoszeniu konkursowym.

d) Uczestnik oświadcza, iż akceptuje faktury przesyłane drogą elektroniczną.

10. Uczestnictwo w Konkursie nie może w żaden sposób naruszać obowiązującego prawa, zasad współżycia społecznego, dobrych obyczajów, ogólnych zasad, ani któregokolwiek z postanowień Regulaminu. W przypadku stwierdzenia jakiegokolwiek naruszenia, Organizator ma prawo do wykluczenia Uczestnika z udziału w Konkursie.

11. Organizator zastrzega sobie prawo do dodatkowej weryfikacji informacji zawartych w zgłoszeniach konkursowych, w tym do wezwania Uczestnika do złożenia określonych oświadczeń, wyjaśnień, dokumentów lub podania dodatkowych danych.

§ 4 KATEGORIE KONKURSOWE

1. Nagrody przyznawane są w 4 kategoriach głównych:

a) Community engagement – projekty społeczne, które zostały zrealizowane przez firmę na rzecz jej otoczenia zewnętrznego. 

b) Volunteering – projekty społeczne zrealizowane przez firmę przy udziale jej pracowników w roli wolontariuszy. 

c) Employee wellbeing – projekty, które realizowała firma na rzecz swoich własnych pracowników dbając o ich dobrostan fizyczny, psychologiczny, finansowy, zawodowy i społeczny. 

d) CSR Leader – osoba, która w danej firmie działa jak ambasador projektów społecznych, zachęca innych do aktywności, motywuje zespół do działania i sprawia, że firma staje się bardziej otwarta i dostępna. 

2. Dla każdej kategorii zostanie przyznana jedna nagroda główna oraz maksymalnie dwa wyróżnienia.

3. Spośród wszystkich nadesłanych zgłoszeń, zostanie dodatkowo wybrany i nagrodzony najlepszy projekt z zakresu działalności na rzecz osób z niepełnosprawnościami (Accessibility and inclusivity)

4. Organizator zastrzega sobie prawo do nieprzyznania nagrody w określonej kategorii w przypadku zgłoszenia zbyt małej liczby kandydatur.

5. Organizator zastrzega sobie prawo do przyznania nagrody dodatkowej.

§ 5 KRYTERIA OCENY

1. Rozpatrywane są wnioski poprawnie i kompletnie wypełnione.

2. Kapituła Konkursu bierze pod uwagę w szczególności:

a) w kategorii Community Engagement, Volunteering, Employee wellbeing:

• uzasadnienie realizacji projektu, 
• oryginalność i innowacyjność podejmowanych działań,
• osiągnięte rezultaty, ich trwałość oraz wpływ na zmianę społeczną,
• poziom zaangażowania firmy i pracowników w realizację projektu,
• maksymalizację efektów- stosunek osiągniętych rezultatów do poniesionych nakładów

b) w kategorii CSR Leader:

• zaangażowanie pracownika w działania społeczne,
• ilość i jakość zrealizowanych projektów,
• oryginalność i innowacyjność podejmowanych działań,
• osiągnięte rezultaty, ich trwałość oraz wpływ na zmianę społeczną, 
• efekt motywowania innych pracowników do działań społecznych.

§ 6 KAPITUŁA KONKURSU

1. W skład Kapituły Konkursu wchodzi 8 osób, będących ekspertami z zakresu CSR.

2. Posiedzenie Kapituły nastąpi najpóźniej 11.03.2025 r. Posiedzenie zwołuje Organizator, przesyłając zawiadomienie o miejscu i terminie posiedzenia.

3. Wybór zwycięzców nastąpi w tajnym głosowaniu (głosowanie może być poprzedzone dyskusją) podczas 2 etapów:

a) I etap – wybór do 6 nominacji z każdej kategorii na podstawie zwykłej większości głosów;

b) II etap – wybór zwycięzców spośród wcześniej wybranych nominacji.

4. Kapituła Konkursu zastrzega sobie prawo do nieprzyznania żadnej nagrody lub do przyznania dwóch równorzędnych nagród w każdej z kategorii.

5. Decyzje Kapituły Konkursu są ostateczne i nie podlegają odwołaniu.

6. Członkowie Kapituły Konkursu zobowiązani są do nieujawniania wyników obrad i głosowania do czasu podania oficjalnych wyników.

7. Członkowie Kapituły Konkursu wstrzymują się od głosu w przypadku kandydatur, w których zachodzi konflikt interesów.

8. Przebieg prac Kapituły Konkursu został uregulowany osobnym regulaminem. 

§ 7 NAGRODY

1. Nagrodami w Konkursie są statuetki.

2. Oficjalne ogłoszenie zwycięzców i uroczyste wręczenie nagród nastąpi w dniu 20.03.2025 o godz. 20:00 podczas Gali „CSR Poland Awards” w Krakowie.

3. Wyniki konkursu zostaną podane na stronie internetowej csrpoland.pl oraz przesłane do mediów po ich oficjalnym ogłoszeniu.

4. Nagrodzeni mają prawo publikować informacje o nagrodzie w swoich kanałach informacyjnych. 

5. Partnerzy Konkursu w porozumieniu z Organizatorem mogą ufundować dla Uczestników dodatkowe nagrody.

6. W przypadku, gdy Uczestnik nie będzie mógł odebrać nagrody osobiście podczas Gali, ustali bezpośrednio z Organizatorem sposób, czas i miejsce jej przekazania.

7. Uczestnik uprawniony jest do zrzeczenia się nagrody, jednak w tej sytuacji nie przysługuje mu prawo do wymiany nagrody ani uzyskania ekwiwalentu pieniężnego. Zrzeczenie się następuje na podstawie pisemnego oświadczenia Uczestnika. W tej sytuacji Organizator może przyznać nagrodę innemu podmiotowi.

§ 8 PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

W związku z przetwarzaniem danych osobowych informujemy – zgodnie z art. 13 ust 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/6/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ( Dz. Urz. UE L z 04.05.2016 r, Nr 119, s. 1) zwanego dalej „RODO”, iż:

1. Administratorem danych osobowych jest Fundacja Poland Business Run z siedzibą ul. H. Siemiradzkiego 17/2, 31-137 Kraków. W ramach realizacji konkursu oraz w związku z ochroną danych osobowych, uczestnicy mogą kontaktować się pod adresem e-mail: [email protected] oraz pod adresem e-mail Inspektora Ochrony Danych Fundacji Poland Business Run: [email protected]. 

2. Dane osobowe Uczestników Konkursu będą przetwarzane w celu: 

a) organizacji konkursu pn. „CSR Poland Awards”, oceny prac i wyłonienia zwycięzców konkursu oraz w celu publikacji wyników konkursu na stronach internetowych Organizatorów i na profilach Facebook, LinkedIn oraz Instagram – wyłącznie na podstawie udzielonej nam przez Państwa zgody (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit a RODO); 

b) rozliczenia konkursu – w przypadku otrzymania nagrody, tj. wypełnienia ciążących na nas obowiązków prawnopodatkowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych); 

c) udzielenia odpowiedzi na ewentualne zapytania uczestników, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratorów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit f RODO); 

d) wykorzystania wizerunku uczestnika konkursu – w formie zdjęć z rozdania nagród oraz ich upublicznienia na stronach internetowych Organizatorów oraz na ich profilach Facebook, LinkedIn i Instagram – wyłącznie na podstawie zgody udzielonej nam przez Uczestnika (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO). 

3. Odbiorcami danych osobowych będą podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa lub zawartej z Organizatorem umowy powierzenia. Dane osobowe uczestników konkursu zostaną również przekazane członkom Kapituły Konkursu i przetwarzane wyłącznie w celu oceny zgłoszeń i wyłonienia zwycięzców Konkursu. 

4. Dane osobowe będą przetwarzane nie dłużej niż to będzie niezbędne do należytego przeprowadzenia i realizacji konkursu, a następnie przez okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa (5 lat), dochodzenia roszczeń natury cywilnoprawnej, w celach archiwalnych (zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi archiwizowania dokumentacji powstałej z tytułu działania jednostki państwowej), a w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do momentu jej odwołania. 

5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wzięcia udziału w Konkursie. Niepodanie lub podanie niepełnych danych osobowych będzie skutkować brakiem możliwości wzięcia w nim udziału. Wyrażenie zgody Uczestnika na rozpowszechnianie wizerunku jest konieczne do wzięcia udziału w konkursie.

6. W związku z przetwarzaniem danych osobowych uczestnik posiada prawo do: 

a) Dostępu do treści danych osobowych, 

b) Prawo do sprostowania danych, 

c) Usunięcia danych osobowych, 

d) Ograniczenia przetwarzania danych osobowych,

e) Przenoszenia danych, 

f) Wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania danych,

g) Cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej nam zgody, – w przypadkach i na warunkach określonych w RODO. Prawa wymienione w pkt 1-7 powyżej można zrealizować poprzez kontakt z jednym z Administratorów.

7. Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzasadnione jest, że Pana/Pani dane osobowe przetwarzane są przez administratora niezgodnie z przepisami Rozporządzenia ogólnego. 

8. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania. 

9. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowych, jednakże mogą być przekazywane do państw trzecich (m.in. USA) poprzez korzystanie przez Administratora z narzędzi firm mających siedziby lub oddziały poza UE. 

§ 9 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Regulamin Konkursu dostępny jest w siedzibie Organizatora oraz na stronie csrpoland.pl.

2. Opis zasad uczestnictwa może pojawić się w komunikatach Organizatora. Komunikaty te mają cel informacyjny. Moc prawną posiadają jedynie postanowienia niniejszego Regulaminu.

3. Wszelkie reklamacje związane z procesem przeprowadzania Konkursu mogą być przesyłane w formie pisemnej na adres [email protected] i będą rozpatrywane w terminie 30 dni od dnia dostarczenia.

4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w Regulaminie. Każda zmiana będzie mieć formę pisemną i zostanie opublikowana na stronie csrpoland.pl.

5. Ostateczna interpretacja niniejszego Regulaminu należy do Organizatora.

6. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem znajdują zastosowanie odpowiednie postanowienia Kodeksu Cywilnego.

Kraków, 10.10.2024 r.