Regulamin Konferencji

I. Definicje
Pojęcia użyte w niniejszym regulaminie, pisane z dużej litery, mają znaczenie nadane poniżej:
Regulamin – niniejszy regulamin, stanowiący treść Umowy o uczestnictwo w Konferencji oraz Gali CSR Poland.

Umowa – umowa o uczestnictwo Uczestnika w Konferencji oraz Gali CSR Poland, zawarta pomiędzy Organizatorem Konferencji, a Uczestnikiem zgodnie z postanowieniami Regulaminu.

Konferencja – wydarzenie pn. CSR Poland, odbywające się  w dniach 21-22.03.2024 roku, składające się z części konferencyjnej oraz gali wręczenia nagród, a także warsztatów. Miejsce konferencji, gali i warsztatów – Centrum Konferencyjne Fabryczna 13, 31-553 Kraków. Udział w wydarzeniu jest możliwy po dokonaniu dodatkowej rejestracji i wniesieniu opłaty na zasadach opisanych w pkt. III.10-11 Regulaminu.

Organizator –  Fundacja Poland Business Run z siedzibą w Krakowie, 31-137 Kraków, ul. Siemiradzkiego17/2, NIP 6762507232, REGON 364424465, wpisaną do rejestru stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000617320.

Uczestnik – uczestnik Konferencji, Gali lub Warsztatów.

Podmiot wysyłający – podmiot zawierający z Organizatorem Konferencji Umowę o uczestnictwo Uczestnika w Konferencji lub Gali.

Biuro Konferencji  – biuro uruchomione podczas trwania Konferencji  w miejscu jej odbywania się.

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Konsument – osoba fizyczna, dokonująca z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.

II. Program Konferencji

Przewidywane założenia programowe Konferencji dostępne są pod adresem www.csrpoland.pl. Program Konferencji zostanie udostępniony do dnia 1 marca 2024 roku.

III. Zawarcie Umowy – rejestracja uczestnictwa w Konferencji
1. Stroną Umowy o uczestnictwo w Konferencji lub Warsztacie może być: Uczestnik lub Podmiot wysyłający.
2. W przypadku, gdy stroną Umowy jest Podmiot wysyłający, zawiera on umowę we własnym imieniu, jednakże na rzecz wskazanych przez niego podczas rejestracji Uczestników. Podmiot wysyłający zobowiązany jest, w szczególności, do dokonania opłat konferencyjnych w zależności od zakresu rejestracji za wszystkich zgłaszanych Uczestników, a także ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie przez tych Uczestników Regulaminu. Podmiot wysyłający zobowiązuje się do zapoznania rejestrowanych Uczestników z Regulaminem, a także wszelkimi innymi ustaleniami.
3. Zawarcie Umowy (rejestracja) następuje przez wypełnienie formularza on-line poprzez system rejestracji on-line, dostępny na stronie internetowej www.csrpoland.pl.
4. Z zastrzeżeniem ust. 5 poniżej, termin dokonania rejestracji upływa w dniu 18 marca 2024 roku.  
5. W przypadku wyczerpania miejsc udziału w przed dniem wskazanym w ust. 4 powyżej, Organizator ma prawo wstrzymania dalszej rejestracji i wcześniejszego zamknięcia listy Uczestników.
6. Po upływie terminu, wskazanego w ust. 4 powyżej, nie będzie możliwe dokonanie rejestracji, chyba, że Organizator Konferencji każdorazowo indywidualnie wyrazi zgodę na dokonanie zgłoszenia w inny sposób. Wyrażenie zgody na dokonanie zgłoszenia w inny sposób może nastąpić, w szczególności, poprzez potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
7. W przypadku przyjęcia przez Organizatora Konferencji zgłoszenia uczestnictwa dokonanego po upływie terminu, wskazanego w ust. 4 powyżej, nie gwarantuje on pełnego pakietu materiałów konferencyjnych.
8. Udział w Konferencji możliwy jest po dokonaniu opłaty określonej w pkt. IV Regulaminu.
9. Zgłoszenie udziału w Konferencji oraz Gali dokonane w sposób niezgodny z Regulaminem może nie zostać przyjęte.
10. Liczba miejsc na Konferencję, Galę i Warsztaty jest ograniczona. Uczestnik będzie mógł wziąć udział w Wydarzeniu (wysokość opłat za udział została wskazana w na stronie internetowej  www.csrpoland.pl) wyłącznie po wcześniejszym zaznaczeniu odpowiedniej opcji w formularzu on-line, w miarę dostępności miejsc, a także po dopełnieniu wszelkich formalności związanych z udziałem. O zakwalifikowaniu do uczestnictwa w Wydarzeniu decyduje kolejność zaksięgowania na rachunku bankowym Organizatora Konferencji odpowiednio opłaty za udział. W przypadku, gdy wpłata za udział danego Uczestnika dotrze do Organizatora Konferencji po tym, jak wszystkie dostępne miejsca zostaną już wcześniej opłacone, Organizator zwróci wpłaconą za niego opłatę w terminie 14 dni od jej otrzymania na rachunek bankowy, z którego opłata została dokonana, a także poinformuje odpowiednio Uczestnika lub Podmiot wysyłający o tym fakcie w oparciu o dane kontaktowe wskazane podczas rejestracji.
11. Rejestracja oraz odbiór materiałów konferencyjnych możliwe są w godzinach działania Biura Konferencji.
Biuro Konferencji będzie czynne:
czwartek, 21 marca 2024 roku, w godz. 8:30-16:30; piątek, 22 marca 2024, w godz. 8:30-13:00

IV. Opłaty – wysokość i zakres
1. Uczestnictwo w Konferencji jest płatne. Wysokość opłat za uczestnictwo oraz zakres świadczeń oferowanych w ramach poszczególnych pakietów dostępny jest na stronie www.csrpoland.pl.
2. Opłaty można dokonać w formie przelewu bankowego, szybkich płatności Przelewy24 lub na podstawie otrzymanej faktury proformy przesłanej na adres e-mail wskazany w formularzu rejestracyjnym.
3. W przypadku formy płatności przez przelew bankowy lub szybkie płatności Przelewy24 odpowiednio Uczestnik lub Podmiot wysyłający zobowiązany jest do dokonania zapłaty w terminie 7 dni od zawarcia Umowy (dokonania rejestracji w systemie rejestracji on-line),
4. W przypadku niewniesienia opłaty lub wniesienia opłaty w niższej wysokości niż wymagana, odpowiednio Uczestnik lub Podmiot wysyłający zostanie wezwany do zapłacenia różnicy, a w przypadku niedokonania lub nieuzupełnienia opłaty Organizator Konferencji uprawniony będzie do anulowania zgłoszenia w terminie do 12 marca 2024 roku. Jeżeli Uczestnik lub Podmiot wysyłający dokonał jakiejkolwiek wpłaty, w przypadku anulowania zgłoszenia zostanie mu ona zwrócona na rachunek bankowy, z którego został wykonany przelew, z potrąceniem kwoty w wysokości 30% wpłaty. W przypadku Konsumentów rozliczenia zostaną dokonane na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
5. Udział w Konferencji, a także Gali możliwy jest po dokonaniu opłaty.
6. Dane do faktury VAT podane w formularzu podczas rejestracji są ostateczne. Faktura VAT za uczestnictwo zostanie wystawiona zgodnie z podanymi danymi.

V.    Rezygnacja z uczestnictwa w Konferencji lub Szkoleniach oraz zmiana podmiotu pokrywającego opłatę
1. Uczestnik Konferencji  lub Podmiot wysyłający ma prawo odstąpić od Umowy bez podawania przyczyny na zasadach opisanych poniżej.
2. W przypadku oświadczenia o odstąpieniu od Umowy otrzymanego przez Organizatora:
a) do 12 marca 2024 roku, odpowiednio Uczestnik lub Podmiot wysyłający otrzymają zwrot 70% opłaty za udział,

b) po 12 marca 2024 roku, Uczestnik lub Podmiot wysyłający nie będą uprawnieni do otrzymania zwrotu jakiejkolwiek części opłaty konferencyjnej  lub opłaty za Warsztat.

Postanowienia pkt a) oraz pkt b) nie dotyczą Konsumentów, w stosunku do których rozliczenie zwrotu wpłaconych opłat nastąpi na podstawie ogólnych zasad powszechnie obowiązującego w Polsce prawa, z zastrzeżeniem ust. 3 poniżej.
3. Poza prawem do odstąpienia od Umowy, wskazanym w ust. 2 powyżej, wyłącza się, w zakresie dopuszczalnym przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa, możliwość zakończenia Umowy przez Uczestnika Konferencji lub Podmiot wysyłający.
4. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy powinno zostać przesłane w formie:

• listu e-mail na adres e-mai: [email protected] (e-mail zawierający rezygnację powinien zostać przesłany z adresu e-mail wskazanego podczas rejestracji),
• listownie na adres Organizatora (pod uwagę brana będzie data otrzymania oświadczenia przez Organizatora, powyższe nie dotyczy Konsumentów, w których przypadku liczy się data nadania oświadczenia).

6. Opłaty będą zwracane na rachunek bankowy, wskazany przez Uczestnika lub Podmiot wysyłający płatność.
7. W przypadku zmiany podmiotu finansującego udział Uczestnika w Konferencji tj. zwrotu Uczestnikowi dokonanej opłaty w związku z pokryciem tej opłaty na rzecz Uczestnika przez osobę trzecią, Organizator zwraca Uczestnikowi wniesioną opłatę. Zwrot opłaty zostanie dokonany po zaksięgowaniu na rachunku bankowym Organizatora opłaty za uczestnictwo w Konferencji dokonanej przez osobę trzecią. Postanowienie powyżej nie dotyczy Konsumentów, w stosunku do których rozliczenie zwrotu wpłaconych opłat nastąpi na podstawie ogólnych zasad powszechnie obowiązującego w Polsce prawa.

8. W przypadku braku możliwości uczestnictwa, opłata może zostać przeniesiona na inną osobę bez dodatkowych opłat.

VII. Dane osobowe
1.    Organizatorem Konferencji jest: Fundacja Poland Business Run, ul. Siemiradzkiego 17/2, 31-137 Kraków
2.    Istnieje możliwość, iż przebieg Konferencji, w tym wizerunek osób w niej uczestniczących, będzie utrwalany za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk. Szczegółowe informacje znajdują się w pkt 7. f) niniejszej Informacji.
3.    W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych pozyskanych przez nas:
– za pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego na naszej stronie internetowej pod adresem: https://csrpoland2024.syskonf.pl/rejestracja,
– bezpośrednio w Biurze Konferencji, podczas rejestracji w miejscu obrad, lub  
– udostępnionych nam przez podmiot dokonujące zgłoszenia Pani/Pana na Konferencję,
przedstawiamy – zgodnie z art. 13 i 14  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/6/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ( Dz. Urz. UE L z 04.05.2016 r, Nr 119, s. 1) zwanego dalej „RODO” – informację dotycząca zasad i podstaw przetwarzania danych osobowych przez Fundację Poland Business Run w związku z organizacją Konferencji CSR Poland.

4.    ADMINISTRATOR DANYCH
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Fundacja Poland Business Run, ul. Siemiradzkiego 17/2, 31-137 Kraków, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000617320, REGON 364424465, NIP 6762507232. Z Administratorem można się kontaktować pisemnie za pomocą poczty tradycyjnej pod adresem: ul. Siemiradzkiego 17/2, 31-137 Kraków lub poprzez email: [email protected].

5.    INSPEKTOR OCHRONY DANYCH
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych – Pana Marcina Morasa, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: [email protected]

6.    ŹRÓDŁO POZYSKANIA DANYCH UDOSTĘPNIONYCH PRZEZ PODMIOTY DOKONUJĄCE ZGŁOSZENIA UCZESTNIKA NA KONFERENCJĘ
W przypadku jeżeli Pani/Pana dane osobowe, na podstawie udzielonej przez Panią/Pana zgody, zostały nam udostępnione przez osoby podmioty dokonujące zgłoszenia Pani/Pana na naszą Konferencję, będziemy prowadzić operacje przetwarzania następujących kategorii Pani/Pana danych osobowych: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, miejsce pracy, stanowisko.

7.    PODSTAWA PRAWNA I CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Pani/Pana dane osobowe, podane nam w formularzu rejestracyjnym, w Biurze Konferencji lub udostępnione nam przez podmiot zgłaszający Panią/Pana na Konferencję, będą przetwarzane w celu:
a) realizacji umowy, której przedmiotem jest udział w Konferencji CSR Poland, która odbędzie się w dniu 21 marca 2024, w Centrum Konferencyjnym Fabryczna 13, 31-553 Kraków, a także w celu przygotowania i organizacji Konferencji, w tym dokonania rejestracji, sporządzenia listy uczestników, przekazywania informacji organizacyjnych, wydania zaświadczeń uczestnictwa (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit b RODO),
b) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Fundacji związanych z obsługą bankową i księgową wpłat dokonywanych w celu zgłoszenia i potwierdzenia udziału w Konferencji (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit c RODO),
c) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Fundacji i wynikających z zawartych przez Fundację umów z instytucjami publicznymi i finansowymi w związku z organizacją konferencji, w tym w zakresie obowiązku przygotowania i złożenia do instytucji publicznych, darczyńców, sponsorów, sprawozdań finansowych i raportów pomocowych z działań Fundacji (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit c RODO),
d) otrzymywania informacji handlowych w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług droga elektroniczną, w tym promocji usług oferowanych przez Fundację lub podmioty współpracujące przy organizacji Konferencji, w tym informowania o aktualnych i planowanych projektach, przyszłych imprezach, przedsięwzięciach (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
e) W zakresie niezbędnym do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony naszych lub twoich roszczeń związanych z organizacją wydarzeń, co jest realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit f RODO).
f) Informujemy jednocześnie, iż udział w Konferencji oznacza wyrażenie przez Panią/Pana  jako uczestnika zgody (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit a RODO) na rozpowszechnianie jego wizerunku bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, w szczególności poprzez umieszczanie fotografii, filmów lub nagrań dźwiękowych w serwisach internetowych Organizatora (media społecznościowe, tj. Facebook, LinkedIn oraz nasza strona internetowa), a także w innych elektronicznych środkach przekazu zarządzanych lub wykorzystywanych w dowolnym zakresie przez Organizatora, w materiałach informacyjnych i promocyjnych przygotowanych przez Organizatora, a także w publikacjach i serwisach osób trzecich, z zastrzeżeniem, że przedmiotowe fotografie i filmy w publikacjach osób trzecich mogą jedynie ilustrować informacje o działalności prowadzonej przez Organizatora, a ich wykorzystywanie w innym kontekście nie jest dozwolone.
Zapewniamy, że Pani/Pana wizerunek nie będzie wykorzystywany w celach zarobkowych, w związku z tym nie przysługują Pani/Panu jakiekolwiek roszczenia, w szczególności prawo do wynagrodzenia.

8. INFORMACJE O WYMOGU/DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH ORAZ KONSEKWENCJI NIEPODANIA DANYCH OSOBOWYCH
W niektórych sprawach podanie Pani/Pana danych osobowych może być dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celów, o których mowa w pkt 4. W sytuacji dobrowolności podania danych osobowych zostanie Pani/Pan o tym fakcie poinformowany/a. Niepodanie lub podanie niepełnych danych osobowych może skutkować brakiem możliwości realizacji danego celu.

9.    ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą tylko podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa. Pani/Pana dane osobowe mogą być również przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora np. podwykonawcom Organizatora na potrzeby realizacji Konferencji, dostawcom usług IT oraz usług księgowych, prawnych, doradczych i innym podmiotom przetwarzającym dane w celu określonych przez Administratora – przy czym takie podmioty przetwarzają dane wyłącznie na podstawie umowy z Administratorem. W przypadku wyrażenia przez Panią/Pana podczas rejestracji stosownych zgód w zakresie marketingu, dane mogą być udostępnione w zależności od zakresu udzielonej zgody innym podmiotom współpracującym z Organizatorem.

10. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane przez nas przetwarzane:
a) W zakresie wiążącej Panią/Pana z Fundacją umowy – przez czas realizacji Konferencji, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych, a także przez okres wymagany przepisami podatkowymi;
b) W zakresie w jakim do ich przetwarzania konieczna była Pani/Pana zgoda – przez okres do czasu wycofania przez tej zgody.

11.   PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
W związku z przetwarzaniem danych osobowych posiada Pani/Pan prawo do:
a) Dostępu do treści swoich danych osobowych – czyli prawo do uzyskania potwierdzenia, czy Administrator przetwarza dane oraz informacji dotyczących takiego przetwarzania,
b) Otrzymania kopii danych osobowych – czyli prawo uzyskania kopii swoich danych osobowych, które są przetwarzane przez Administratora, czy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, natomiast za następne Administrator jest uprawnionych do pobrania opłaty w rozsądnej wysokości,
c) Sprostowania danych osobowych – jeżeli dane przetwarzane przez Administratora są nieprawidłowe lub niekompletne,
d)  Usunięcia danych osobowych – w sytuacji gdy dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, zostanie cofnięta zgoda na przetwarzanie danych, zostanie zgłoszony sprzeciw wobec przetwarzania danych, dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem,
e) Ograniczenia przetwarzania danych osobowych – gdy dane są nieprawidłowe  może Pani/Pan żądać ograniczenia przetwarzania danych na okres pozwalający sprawdzić prawidłowość tych danych, dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będzie Pani/Pan chciał, aby zostały usunięte, dane nie będą potrzebne Administratorowi, ale mogą  być potrzebne Pani/Panu do obrony lub dochodzenia roszczeń lub gdy wniesie Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
f)  Przenoszenia danych osobowych – czyli ma Pani/Pan prawo do otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego swoich danych osobowych, dostarczonych administratorowi, oraz ma Pani/Pan prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi bez przeszkód ze strony Administratora, któremu dostarczono te dane osobowe jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny,
g) Sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją – gdy Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są przez Administratora w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej,
powierzonej Administratorowi lub na podstawie uzasadnionego interesu Administratora lub wobec przetwarzania danych w celu marketingu bezpośredniego,
h) Cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej nam zgody, – w przypadkach i na warunkach określonych w RODO. Prawa wymienione w pkt 1-8 powyżej można zrealizować poprzez kontakt z Administratorem.

12. PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO
Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzasadnione jest, że Pana/Pani dane osobowe przetwarzane są przez administratora niezgodnie z przepisami Rozporządzenia ogólnego.

13. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI W TYM PROFILOWANIE
Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania.

14. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ
Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowych, jednakże mogą być przekazywane do państw trzecich (m.in. USA) poprzez korzystanie przez Administratora z narzędzi firm mających siedziby lub oddziały poza UE (np. Google, Facebook).

VIII. Odpowiedzialność
1. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania przepisów ppoż. oraz BHP obowiązujących w miejscu, w którym odbywa się Konferencja oraz Warsztaty.
2. Uczestnik odpowiada za swoje rzeczy w miejscu Konferencji oraz Warsztatów.

3. Uczestnik zobowiązany będzie do naprawienia szkody wyrządzonej podczas Konferencji oraz Gali, w szczególności Organizatorowi, innemu Uczestnikowi lub podmiotowi udostępniającemu budynek, w którym odbywa się Konferencja oraz Warsztaty.
4. Odpowiedzialność Organizatora z tytułu utraconych korzyści jest wyłączona. Ograniczenie to nie dotyczy Konsumentów, w stosunku do których zastosowanie mają ogólne zasady powszechnie obowiązującego w Polsce prawa.

IX. Postanowienia końcowe
1. W przypadku ewentualnego sporu sądem właściwym dla jego rozstrzygnięcia będzie sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.
2. W przypadku ewentualnych pytań lub reklamacji należy skontaktować się z Organizatorem konferencji pod adresem e-mail: [email protected], tel. +48 12 395 78 11.
3. W przypadku składania reklamacji należy szczegółowo opisać zastrzeżenia. Reklamacje będą rozpatrywane przez Organizatora niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 14 dni roboczych od otrzymania kompletnych informacji niezbędnych do rozpatrzenia sprawy.